Hiện nay, rất nhiều công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp lớn đã áp dụng mô hình 5S giúp nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả xử lý công việc. Mô hinh 5S sẽ là giải pháp hữu hiệu giúp cải tạo và mang đến một không gian làm việc chuyên nghiệp, hiện đại. Hãy cùng tìm hiểu 5S là gì và các bước thực hiện cũng như những lợi ích mà nó mang lại thông qua bài viết dưới đây.

1. Khái niệm về mô hình 5S

5S Là tên gọi của một phương pháp để quản lý và sản xuất trong môi trường làm việc. Cụ thể là viết tắt của 5 cụm từ:

• Seiri (Sàng lọc): phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết, nhằm loại bỏ những thứ không cần thiết. Chỉ giữ lại những thứ cần thiết và những thứ không chắc chắn là có cần thiết hay không. Seiri giúp xác định số lượng đúng và đủ những thứ cần thiết cho nhu cầu sử dụng.
• Seiton (Sắp xếp): tổ chức và sắp xếp các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và khoa học cho tiện lợi trong quá trình sử dụng nhất.
• Seiso (Sạch sẽ): vệ sinh sạch sẽ các vật dụng trong văn phòng làm việc, việc này sẽ giúp tạo ra môi trường thoải mái, không áp lực, không vướng bận giảm thiểu những rủi ro. 
• Seiketsu (Săn sóc): tiếp tục duy trì 3S ở trên và thực hiện một cách liên tục. Tiền đề phát triển cho 5S.
• Shitsuke (Sẵn sàng): mọi cá nhân, phòng ban, bộ phận trong công ty/doanh nghiệp cần thực hiện tốt nguyên tắc 5S. Thực hiện quy trình đào tạo tiêu chuẩn cho mọi cá nhân, hình thành thói quen và cung cách vận hành theo các nguyên tắc được đề ra từ ban đầu.

2. Mục đích của mô hình 5S

Mô hình 5S của Nhật Bản được ra đời với mục đích tăng cường hiệu quả công việc, trọng tâm là cải tiến môi trường làm việc chung của công ty/doanh nghiệp. Điều này sẽ đạt được thông qua việc sắp xếp đồ đạc, vật dụng đặt ở những vị trí thường dùng đến, có thể lấy dễ dàng phù hợp với tần suất sử dụng. 

Không gian luôn được làm sạch thường xuyên, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp tạo cảm giác thoải mái. Khi được áp dụng đúng cách, quy trình 5S sẽ mang lại hiệu quả và an toàn hơn.

3. Lợi ích của mô hình 5S

Lợi ích chính khi áp dụng mô hình 5S

Quản lý thời gian cần thiết

Giúp loại bỏ những đồ vật không cần thiết, sắp xếp lại chúng thật gọn gàng sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi lấy đồ. 

 Mô hình 5S giúp tiết kiệm không gian

Việc bỏ bớt những đồ dùng không cần thiết, sẽ có thêm không gian chứa đựng những vật dụng cần thiết. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực góp phần tối đa lợi nhuận doanh nghiệp.

Thiết bị làm việc được kiểm tra thường xuyên

Khi áp dụng phương pháp này, các thiết bị, máy móc sẽ được kiểm tra, lau chùi và bảo dưỡng hằng ngày, phòng ngừa tình trạng thiết bị bị hỏng và có thể mang đi bảo dưỡng kịp thời.

 Mô hình 5s giúp nâng cao tinh thần của nhân viên

Khi mô hình 5S được áp dụng hiệu quả họ sẽ cảm thấy những đóng góp của họ được coi trọng. Ngoài ra, việc chung tay sắp xếp và bố trí giúp nâng cao tinh thần đồng đội, nâng cao tinh thần tập thể.

Tóm gọn, thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

• P – Productivity: Cải tiến năng suất lao động
• Q – Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm 
• C – Cost: Giảm chi phí sản xuất 
• D – Delivery: Giao hàng đúng thời gian
• S – Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên 
• M – Morale: Nâng cao tinh thần làm việc

4. Nội dung quy trình 5S

Sau đây là từng bước quy trình của mô hình 5S

4.1. Seiri – Sàng lọc

Mang ý nghĩa “Loại bỏ các vật dụng không cần thiết trong môi trường làm việc”. 

• Bước 1: quan sát thật kỹ nơi cần dọn dẹp, phát hiện những thứ không cần thiết cho nhu cầu của nơi làm việc. Hỏi xem xung quanh có ai cần đến nó không, nếu không thì hãy loại bỏ ngay lập tức.
• Bước 2: nếu chưa thể xác định vật đó có cần thiết hay không, có ích cho công việc hay không. Thì hãy đánh dấu kèm ngày tháng sẽ loại bỏ, sau đó sẽ mang để riêng ra.
• Bước 3: sau khoảng thời gian được chỉ định mà vẫn không cần dùng đến thì mang đi loại bỏ.

Việc thường xuyên tổ chức sắp xếp lại khu vực làm việc sẽ giúp loại bỏ những thứ dư thừa, tạo ra không gian làm việc gọn gàng và khoa học.

4.2. Seiton – Sắp xếp

Với ý nghĩa “ Tổ chức và sắp xếp không gian lưu trữ”

• Bước 1: tất cả mọi thứ sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết, bởi vì những vật dụng cần loại bỏ đã được thực hiện ở bước sàng lọc. 
• Bước 2: trao đổi về cách sắp xếp và bố trí với đồng nghiệp, từ đó tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm việc. Những vật hay dùng đến sẽ để gần, ít dùng thì sẽ để xa hơn.
• Bước 3: lập ra các danh mục vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ. Cần ghi chú cụ thể để dễ dàng lấy đồ vật.

Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy dùng những màu sắc riêng để phân loại chúng.

4.3. Seiso – Sạch sẽ

Dọn dẹp là một trong những công việc có thể bị dễ dàng bỏ qua ở những thời điểm bận rộn. Với bước Seiso trong mô hình 5S yêu cầu phải dọn dẹp thường xuyên, hàng ngày, hàng tuần và liên tục.

Đừng đợi đến lúc bám bụi rồi mới lau chùi, dọn dẹp. Hãy dành ra 1 khoảng thời gian mỗi ngày để dọn dẹp sạch sẽ để đồ vật không có cơ hội bị dính bẩn. Ngoài ra bước này còn sẽ giúp kiểm tra lại máy móc trong quá trình làm việc. Và có thể bảo trì máy móc trước thời hạn (nếu hư) sẽ hạn chế được một số rủi ro cho công ty/doanh nghiệp.

4.4. Seiketsu – Săn sóc

Một vấn đề thường gặp ở các tổ chức khi áp dụng mô hình 5S này đó là sẽ nhiệt huyết ở thời điểm sau đó lại “đâu vào đấy” . Seiketsu là bước tiếp theo để đảm bảo rằng mô hình này mang lại hiệu quả. Hãy hình thành hệ thống quy định chung về việc dọn dẹp, lên thời gian hợp lý để mọi người có thể cùng nhau dọn dẹp. 

Thời gian đầu, cần nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S với nhân viên. Sau một thời gian nhất định, sẽ trở thành thông lệ và là mô hình quy chuẩn của tổ chức.

4.5. Shitsuke – Sẵn sàng

Đây là bước cuối cùng cũng được coi như là bước khó khăn nhất, bởi toàn thể nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt theo các quy định chung. Phải liên tục duy trì quy trình và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Ngoài ra, phải tự giác thực hiện mà không cần một ai nhắc nhở. 

Luôn sẵn sàng biến mô hình 5S trở thành một chương trình dài hạn và là một phần của văn hoá doanh nghiệp. Cùng với thời gian, công ty/doanh nghiệp sẽ thấy hiệu quả của mô hình này mang lại.

Mô hình 5S chính là giải pháp hàng đầu mà hiện nay rất nhiều tổ chức áp dụng, giúp mang lại bầu không khí thoải mái trong văn phòng làm việc. Từ việc thay đổi những điều nhỏ nhặt hay thói quen đơn giản mang đến hiệu quả tối ưu cho tổ chức. Thông qua quy trình 5S các công ty/doanh nghiệp sẽ xây dựng môi trường và văn hoá làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.

Bài viết trên là những chia sẻ chi tiết về mô hình 5S, hy vọng sẽ bạn hiểu rõ hơn về 5S. Những bước nhảy vọt vĩ đại luôn đến từ những điều nhỏ bé nhất, hãy áp dụng quy trình này với bản thân mình trước, sau đó áp dụng cho tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn, biết đâu có một ngày doanh nghiệp của bạn sẽ thành công giống như Toyota của hiện đại – được xem là cái nôi phát triển của mô hình 5S.