Cách sắp xếp tủ tài liệu tại nơi làm việc ngăn nắp

Cách sắp xếp tủ tài liệu tại nơi làm việc ngăn nắp

Học cách sắp xếp tủ tài liệu tại nơi làm việc và sử dụng các danh mục hệ thống hồ sơ cho các thủ tục giấy tờ là một yếu tố quan trọng để điều hành một doanh nghiệp. Việc cất giữ bảo quản hồ sơ, tài liệu được ngăn nắp không chỉ nâng cao chức năng mà năng suất và hiệu quả công việc cũng được thay đổi đáng kể.

Tủ tài liệu là tài nguyên tuyệt vời để giữ cho giấy tờ, hồ sơ được gọn gàng, khoa học. Mặc dù nhiều thông tin quan trọng được lưu giữ trực tuyến, nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp cần có bản sao thực của tài liệu hoặc thông tin. Ngay cả một văn phòng chủ yếu xử lý các thủ tục giấy tờ thì tủ tài liệu là nơi tuyệt vời để lưu trữ tất cả các biên lai, hóa đơn và bản sao của các tài liệu sẽ cần phải sắp xếp khi nộp tờ khai thuế.

Biết cách sắp xếp tủ khoa học sẽ tiết kiệm nhiều thời gian trong việc tìm kiếm
Biết cách sắp xếp tủ khoa học sẽ tiết kiệm nhiều thời gian trong việc tìm kiếm

Tủ tài liệu không được sắp xếp gọn gàng có thể gây mất tập trung, không hiệu quả, gây bực bội và giảm hiệu quả công việc văn phòng. Dưới đây là một số mẹo về cách sắp xếp tủ tài liệu tại nơi làm việc:

3 cách sắp xếp tủ tài liệu tại văn phòng

Xem xét khả năng tiếp cận 

Trước khi làm bất cứ điều gì, cần phải xem xét các thói quen cá nhân và văn phòng cũng như tần suất truy cập vào các tệp hồ sơ, những nhân viên cần truy cập thường xuyên vào các tệp cụ thể, nơi họ làm việc và nơi đặt tủ đựng hồ sơ trong văn phòng. Nếu đã chọn được tủ tài liệu hãy định hình các loại tệp được truy cập thường xuyên và liệu chúng có nằm trong phần thiết thực nhất của các thư mục trong tủ hay không.

Phân loại hồ sơ và lưu trữ chúng cẩn thận
Phân loại hồ sơ và lưu trữ chúng cẩn thận

Có một số loại thư mục nhất định trong mỗi tủ hồ sơ cần được giữ an toàn, không bị đụng chạm và niêm phong. Các tệp khác sẽ cần được nhiều nhân viên tham khảo, sao chép, lưu trữ và sử dụng. Về khả năng tiếp cận, nên ưu tiên các thư mục trong tủ hồ sơ theo tần suất và khả năng cần truy cập mỗi ngày.

 Cách sắp xếp tủ tài liệu bằng cách tạo danh mục hệ thống lưu trữ hồ sơ

Bước tiếp theo của việc học cách tổ chức các tủ tài liệu tại nơi làm việc là tạo các danh mục hệ thống hồ sơ và bám sát chúng. Điều này có nghĩa là có một phần hoặc ngăn kéo dành riêng cho một số loại tệp, tài liệu hoặc biên nhận nhất định. Hệ thống lưu trữ sẽ cung cấp xương sống cho tổ chức tài liệu vì vậy điều cần thiết là phải thật kỹ lưỡng.

Bản chất của doanh nghiệp và cách doanh nghiệp hoạt động sẽ giúp xác định loại hệ thống lưu trữ như hệ thống phân loại theo số, theo thứ tự bảng chữ cái hay một số hệ thống phân loại khác, hãy chọn một cách sắp xếp giấy tờ và bám sát nó. Nhiều doanh nghiệp sắp xếp tệp khách hàng theo số tài khoản hoặc tên và sử dụng các thư mục riêng biệt để lưu các danh mục như chi phí, tài liệu tài chính và thông tin tiếp thị. Việc chọn các danh mục này là một bước quan trọng đối với cách tổ chức dữ liệu doanh nghiệp nhỏ trong tủ tài liệu sẽ xác định một phần dành riêng cho mọi loại tệp.

Sử dụng nhãn dán

Khi đã xác định danh mục tệp sẽ lưu trữ trong tủ tài liệu, một trong những bước quan trọng nhất để tổ chức tủ tài liệu tại nơi làm việc là sử dụng nhãn dán. Đầu tư vào một hệ thống ghi nhãn rõ ràng sẽ đảm bảo cho nhân viên truy cập theo thứ tự dễ dàng.

Có thể xác định rõ ràng và đọc các nhãn tệp là một vấn đề nhỏ; tuy nhiên, việc ghi nhãn dán rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc bảo quản hồ sơ và tìm kiếm tài liệu trong văn phòng.

Một tủ tài liệu có tổ chức có thể làm nên điều kỳ diệu đối với hiệu quả nơi làm việc, năng suất và giảm mức độ căng thẳng. Khi nói đến cách sắp xếp tủ tài liệu và giữ chúng ngăn nắp, điều quan trọng là tránh để hồ sơ chồng chất.

Học cách sắp xếp các tủ tài liệu tại nơi làm việc và sử dụng các danh mục hệ thống hồ sơ cho doanh nghiệp sẽ giúp giữ gìn các tài liệu và thông tin quan trọng nhất một cách an toàn, có tổ chức và dễ dàng truy cập được. Mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng nên học cách sắp xếp tủ tài liệu sao cho hiệu quả là điều quan trọng đối với mọi loại văn phòng.

>>> Tham khảo thêm: 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *