Đối với anh chị em dân văn phòng thì bàn làm việc được xem như một bộ mặt của nơi công sở. Một bàn làm việc bừa bộn và không gọn gàng không chỉ ảnh hưởng đến năng suất làm việc mà còn khiến cho tâm trạng của bạn đi xuống. Dưới đây là bật mí cho bạn cách sắp xếp bàn làm việc theo 5s hay nhất, hãy cùng theo dõi nhé!

Lý do cần phải sắp xếp lại bàn làm việc?

Theo sự thống kê từ tờ báo Wall Street Journal trung bình những người làm kinh doanh sẽ mất khoảng 6 tuần trong năm để tìm kiếm các vật dụng văn phòng. Do đó nếu một ngày bạn làm việc 8 giờ đồng hồ thì sẽ tương ứng với việc bạn dành ra 1 giờ để tìm vật dụng.

Như vậy bạn sẽ bị mất thời gian vô ích cho việc làm những công việc không quan trọng. Việc tìm đồ đạc không chỉ làm tốn thời gian mà nó còn khiến bạn căng thẳng và mất sự tập trung trong công việc của mình. Quỹ thời gian sẽ không được sử dụng đúng cách và để mất đi nhiều cơ hội.

Thay vì phải tìm kiếm đồ đạc bạn có thể tận dụng 1 giờ đó để giải quyết công việc hoặc lên những ý tưởng mới. Vì vậy cách sắp xếp bàn làm việc theo 5s

giữ một vai trò rất quan trọng. Đây là điều mà anh chị em dân văn phòng nào cũng cần thực hiện trong công việc của mình để nâng cao năng suất làm việc hơn.

Tìm hiểu về quy tắc 5S

Nguyên tắc 5S có nguồn gốc đến từ đất nước Nhật Bản hiện nay nó đã rất phổ biến và được áp dụng tại nhiều công ty trên thế giới. Đây là một quy tắc rất quan trọng và không thể thiếu được nếu một tổ chức nào đang muốn hướng tới các mô hình đẳng cấp với tầm cỡ quốc tế.

Theo từ gốc trong tiếng Nhật, 5 chữ S trong cụm từ 5S là viết tắt của: 

• Seiri (Sàng lọc)
• Seiton (Sắp xếp)
• Seiso (Sạch sẽ)
• Seiketsu (Săn sóc)
• Shitsuke (Sẵn sàng)

Trong đó 2 quy tắc “Sàng lọc” và “Sắp xếp” là 2 quy tắc được người Nhật sử dụng rất rộng rãi trong việc sắp xếp không gian khi làm việc của mình. Hầu hết những công ty tại Nhật Bản đều áp dụng theo quy tắc 5S này vào hệ thống trong công ty, doanh nghiệp của mình. Để quản lý hiệu quả chất lượng của sản phẩm cũng như quy trình sản xuất. 

Cần phải làm gì trước khi sắp xếp lại bàn làm việc của mình?

Cần phải là những công việc gì khi muốn sắp xếp lại bàn làm việc của mình? Đây là thắc mắc của rất nhiều nhân viên văn phòng. Vì vậy trước khi thực hiện các cách sắp xếp bàn làm việc theo 5s bạn cần thực hiện một số công việc sau đây:

Kiểm kê và phân loại các đồ dùng

Đầu tiên hãy lấy những đồ dùng có trong hộc bàn, ngăn kéo của mình ra ngoài. Để nắm được bạn đang có những món đồ gì và số lượng là bao nhiêu. Như vậy mới biết được món nào còn dùng được và món nào đã hỏng, không dùng đến. Sau đó hãy phân loại chúng thành 2 nhóm đó là quan trọng và không quan trọng.

Sắp xếp lại và loại bỏ

Hãy sắp xếp lại toàn bộ các vật dụng còn dùng đến vào một vị trí và phân loại chúng ta theo từng nhóm. Để khi cần dùng đến bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm, lục lọi. Còn lại những món đồ không dùng đến hoặc đã bị hỏng thì nên loại bỏ chúng để không chiếm diện tích và cản trở việc sử dụng sau này.

Mách bạn các cách sắp xếp bàn làm việc theo 5s hay nhất

Để F5 được lại toàn bộ bàn làm việc của mình bạn cần thực hiện các cách sau đây. Cụ thể như sau:

Khu vực mặt bàn

Khu vực này bạn chỉ nên để máy tính và điện thoại của mình trong quá trình làm việc. Những vật dụng còn lại nếu không cần thiết thì có thể cất vào ngăn kéo, hộc tủ. Để không bị phân tâm và gây mất tập trung trong công việc. Ngoài ra ống cắm bút để trên bàn nên hạn số lượng. Chỉ nên sử dụng những màu mà bạn hay dùng đến trong công việc.

Ngăn kéo

Với những loại ngăn kéo có nhiều ngăn bạn nên sắp xếp và phân chia đồ đạc thật khoa học theo từng vị trí. Điều này sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm không tốn thời gian và các vật dụng không bị lộn xộn. Chẳng hạn như một ngăn kéo có 4 ngăn thì bạn có thể sắp xếp như sau:

• Ngăn thứ nhất: Dùng để đựng các văn phòng phẩm hay sử dụng nhất.
• Ngăn thứ 2: Chuyên đựng các giấy note, kẹp giấy hoặc gôm tẩy.
• Ngăn thứ 3: Đựng bấm ghim, thước kẻ, memo…
• Ngăn thứ 4: Đựng các loại văn phòng phẩm ít sử dụng đến nhất như: Con dấu hay các tem thư…

Trên đây là các thông tin chia sẻ về cách sắp xếp bàn làm việc theo 5s mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đọc. Qua đó hy vọng bạn sẽ nắm được các bước để sắp xếp và cải tổ lại góc nhỏ của mình thật khoa học, chuyên nghiệp. Từ đó sẽ có được tâm trạng vui vẻ và năng lượng tích cực để làm việc mỗi ngày nhé!